설득력 있는 문서를 만들기 위한 방법
직장인들은 누구나 끊임없이 무엇인가를 써야 한다. 문서를 작성해 상대방을
설득하고 원하는 목적을 달성해야 한다. 그러나 만족할 만한 지상(紙上) 커뮤니케이션을
펼치려면 내용도 내용이지만, 내용을 돋보이게 하는 편집 기술이 요구된다. 이 달에는
한 번 배우면 수십 번 응용할 수 있는 편집 팁들을 살펴보자.
누군가에게 보여주기 위해 작성하는 모든 문서에는 나름의 목적이 있다. 가령
투자 유치용 제안서는 상대방에게 제안할 내용을 이해시켜 추진하는 사업에 투자하게끔
만드는 것이 목적이다. 신제품 보도자료는 신제품의 새 기능을 제대로 알려야 하고,
시장 동향 보고서는 최신 트렌드를 이해시킨 뒤 그 다음 대책을 마련하도록 해야
한다.
문서가 갖는 저마다의 목적을 달성하려면 일차적으로 내용이 알차야 한다. 일명
'KISS'(keep it simple & short) 법칙을 구사해 간단 명료하게 핵심을 전달해야
한다. 하지만 내용이 훌륭하다고 열이면 열 상대방을 내 편으로 설득할 수 있는 것은
아니다. 짧으면 두서너 페이지에서 길면 수십 페이지에 이르는 문서를 읽고 싶게
유도해야 하고, 문서를 끝까지 편하게 읽도록 가독성에도 신경을 써야 한다. 한 마디로
문서 편집의 묘미를 살려야 문서로서의 제 기능을 다하게 되는 것이다.
1. 단락 간격 넓혀 가독성 높이기
파워포인트에서는 될 수 있는 한 '1 Line 1 Sentence'의 법칙을 지켜 행간을 바꾸지
않고 한 줄로 문장을 끝내는 것이 좋다. 하지만 어쩔 수 없이 행간을 바꿔야 한다면
단락 간의 사이를 벌려 가독성을 높이자.
1. 파워포인트에서 행을 바꿀 때 키를 누르면 서로 다른
단락으로 인식하고 키를 누르면 같은 단락으로 인식한다. 따라서
한 문장에서는 키를 이용해 행을 바꿔야 한다.
2. 단락 간격을 조절할 텍스트를 블록으로 지정한 뒤 '서식→줄 간격'
메뉴를 클릭해 '줄 간격' 창을 띄운다. '줄 간격(기본 1줄)'은 단락 안의 행 간격을,
'단락 앞(기본 0.2줄)'은 단락 간의 간격을 의미하는데 '단락 앞'을 '0.6줄'로 지정해
가독성을 높여보자.
2. 어울리는 글꼴 활용하기
문서의 가독성을 좌우하는 대표적인 요소가 글꼴이다. 특히 한글과 영문이 혼용되어
있는 문서는 출력했을 때 한글이 영문보다 더 커 보이고, 영문이 한글보다 더 진해
보이므로 글꼴 선택에 신중을 기해야 한다.
한영 혼용 문서에서 글꼴을 통일하려면 영문 크기를 한글보다 0.5pt 정도 작게
지정하고, 서로 어울리는 글꼴을 사용해야 한다. 요컨대 제목에서는 'HY견고딕(한글)―굵은
Arial(영문)'나 'HY견명조(한글)―굵은 Time New Romans(영문)'을, 본문에서는 '바탕/신명조/윤디자인명조(한글)―Time
New Romans(영문)'이나 'HY중고딕(한글)―Arial(영문)' 혹은 '윤디자인고딕―Trebuchet
MS'를 사용하는 게 무난하다. 글꼴 크기는 제목의 경우 14∼16pt, 본문의 경우 10∼12pt가
적당하다. 또한 그림과 표, 각주와 미주는 본문보다 1pt 작게 설정해야 한다.
단, 주의해야 할 점이 있다. 글꼴 중 굴림과 돋움 등은 출력시 퍼져 보이므로
가급적 피해야 하고, 한 본문에서 글꼴을 3종류 이상 사용해서도 안 된다. 또 단어나
문장을 강조하기 위해 밑줄이나 굵게, 이탤릭 등의 글꼴 서식을 동시에 사용해서도
안 된다. 즉, 한 번에 하나의 글꼴 서식만 이용해야 한다.
1. 글꼴 서식을 한 번에 자동으로 바꾸는 방법을 배워보자. 먼저 서식을
수정할 문서를 연 다음 '서식→스타일 및 서식' 메뉴를 클릭해 오른쪽에 '스타일
및 서식' 창을 띄운다. 이어서 '표시' 항목에서 '사용 중인 서식'을 선택한다.
2. 서식을 바꿀 내용을 블록으로 지정하면 '스타일 및 서식' 창의 관련
서식이 선택되는데, 해당 서식의 드롭다운 메뉴를 눌러 '스타일 수정'을 클릭한다.
3. 곧장 뜨는 '스타일 수정' 창의 '서식' 항목에서 영문 서식을 수정해
보자. '글꼴'은 'Arial', '크기'는 '11.5pt'로 정한 뒤 '자동으로 업데이트' 옵션을
체크하고 '확인' 버튼을 누르면 한글과 어우러지는 영문 서식으로 일괄 변경된다.
3. 텍스트 자동 맞춤 기능 해제하기
파워포인트는 텍스트 상자의 크기에 따라 글꼴 크기를 자동으로 수정하는 '텍스트
자동 맞춤' 기능을 기본으로 지원한다. 이는 텍스트 상자 안에서 되도록 많은 문장을
보여주기 위한 편의 기능이지만, 서식의 통일성을 깨뜨릴 소지가 농후하다.
1. '도구→자동 고침 옵션→입력할 때 자동 서식' 메뉴를 클릭한 뒤 '개체
틀에 본문 텍스트 자동 맞춤' 옵션의 체크 표시를 지우면 텍스트 자동 맞춤 기능이
해제된다. 제목 상자인 경우 '개체 틀에 제목 텍스트 자동 맞춤' 옵션의 체크를 지우면
된다.
2. 이후로는 텍스트 상자의 크기를 조절하더라도 사용자가 정한 글꼴 크기는
변하지 않는다. 또한 텍스트 상자 왼쪽 하단에 나타나는 '자동 맞춤 옵션' 드롭다운
메뉴의 '텍스트를 두 슬라이드로 나누기'를 선택하면 텍스트 내용이 두 개의 슬라이드에
분리되어 표시된다.
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